Case “Dollar General Uses Integrated Software”
1.Explain why the old, non-integrated functional system created problems for the company. Be Specific.
1.1) จากการที่ Dollar General มีสาขาเป็นจำนวนมาก และยังมีสินค้าหลากหลายประเภท ทำให้ยากต่อการประเมินผลและบริหารจัดการโดยรวม ทำให้หากยังไม่มีระบบที่สามารถ Integrated ข้อมูลระหว่างแผนกได้ อาจทำให้บริษัทขาดประสิทธิภาพในการทำงาน
1.2) หากยังไม่มี integrated system อาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดการด้านพนักงาน จากการที่จำนวนพนักงานมากขึ้นตามขนาดของบริษัท ฐานข้อมูลเก่าอาจยังไม่เพียงพอต่อการขยายตัวอย่างรวดเร็วนี้ นอกจากนี้ในการบริหารจัดการพนักงาน เช่น การจัดสรรให้ไปอยู่ในแต่ละสาขา, การประเมินผลงาน, การหาพนักงาน, การฝึกอบรมพนักงาน ฯลฯ จะทำได้ยากขึ้น
1.3) การจัดการด้านการสั่งซื้อ และการบริหารบัญชีเจ้าหนี้การค้า อาจเกิดความผิดพลาดด้วยจำนวน Transaction ที่มากขึ้นและยังไม่มีการจัดทำเป็นระบบที่ชัดเจน อาจทำให้บริษัทเสียประโยชน์ เช่น ส่วนลดราคาสินค้า หรืออาจเสียเครดิตจาก Supplier ได้
1.4) จากการที่บริษัทมีจำนวนร้านค้าเพิ่มมากขึ้นขยายออกไปในแต่ละรัฐ และระบบเดิมยังไม่สามารถจัดการปัญหาด้านอัตราภาษีขายที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐได้ อันทำให้เกิดความยุ่งยาก หรือ ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ และยังเสียเวลาและต้นทุนในการบริหารจัดการอีกด้วย
2.The new system cost several million dollars. Why , in your opinion, does it necessary to install it?
บริษัทควรนำระบบใหม่เข้ามาบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศ เนื่องจาก
2.1) หากนำระบบใหม่เข้ามาจะทำให้ฝ่ายบริหารในแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงข้อมูลเข้าหากันได้ เช่น การวิเคราะห์เปรียบเทียบยอดขายของแต่ละสาขา หรือยอดขายของสินค้าแต่ละประเภท ทำให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้
- ฝ่ายบุคคล สามารถประเมินผลการดำเนินงานและพิจารณาการปรับฐานเงินเดือน Bonus หรือพิจารณาว่าสาขาใดที่ขาดบุคลากร หรือสาขาใดที่มีบุคลากรจำนวนมากเกินไป โดยการเปรียบเทียบจากยอดขาย กับจำนวนพนักงานในแต่ละสาขา หรือกับงบการสนับสนุนการขาย เป็นต้น
- ฝ่ายการตลาด สามารถพิจารณาการจัด Promotion ในแต่ละสาขา หรือของสินค้าแต่ละประเภท รวมทั้งการกำหนดราคาขาย โฆษณา ได้อย่างสะดวกและแม่นยำมากขึ้น โดยดูตามความเหมาะสมของจำนวนสินค้า, จำนวนพนักงาน และจำนวนเงินทุนที่มีอย่างเพียงพอในโครงการนั้นๆ
- ฝ่ายการเงิน สามารถพิจารณาความมีประสิทธิภาพในการบริหารสินทรัพย์ และอาจสามารถต่อยอดไปถึงว่าการพิจารณาการขยายสาขาเพิ่ม ,การลงทุนในสภาพคล่องที่เหลืออยู่ หรือการเตรียมพร้อมสำหรับการใช้เงินทุนที่จำเป็นในอนาคต
- ฝ่ายจัดซื้อ สามารถพิจารณาดูความเหมาะสมในการสั่งซื้อสินค้าแต่ละประเภท ช่วยทำให้ประหยัดต้นทุนในการสั่งซื้อ รวมถึงอาจได้รับส่วนลดและสิทธิพิเศษเพิ่มเติมได้ และจากระบบ EDI ทำให้ช่วยในการบริหารสินค้าคงเหลือให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดปัญหาสินค้าขาดสตอคหรือสินค้าค้างสตอคได้
2.2) ระบบใหม่ที่พัฒนาให้มี Web based ทำให้ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานดูแล และได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันในเวลาที่รวดเร็วขึ้น นับว่าจำเป็นสำหรับกิจการที่กำลังขยายตัว เพราะทำให้ข้อมูลต่างๆ นำเข้าโดยตรงจากพนักงานหรือ Supplier ทำให้ลดเวลาในการจัดเตรียมข้อมูล และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการกรอกข้อมูลในหลายขั้นตอน นอกจากนี้ยังเพิ่มความสะดวกในการตรวจเช็คข้อมูลของ Vendor อีกด้วย
2.3) ช่วยให้ระบบมีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยสามารถ Customize application เพิ่มเติมให้เหมาะสมกับองค์กร เช่น เพิ่มระบบการคำนวณ Bonus , การจัดการเรื่องอัตราภาษีขายในแต่ละรัฐ ซึ่งนับว่ามีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้น ทำให้บริษัทสามารถใช้เวลาไปกับสิ่งที่เพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรได้มากกว่าเดิม
ทั้งนี้จากที่กล่าวมา เพื่อเปรียบเทียบต้นทุนและประโยชน์ที่จะได้รับแล้ว จึงคาดว่าประโยชน์ที่จะได้รับมีมากกว่า จึงควรนำระบบใหม่เข้ามาใช้
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification Software คือ ระบบที่คัดกรองข้อมูลเฉพาะที่มีความจำเป็นและสมบูรณ์สำหรับการใช้งานเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว และไม่ซ้ำซ้อน นอกจากนี้ยังนำเสนอด้วยรูปแบบที่สะดวกต่อการนำไปใช้ในการวิเคราะห์หรือใช้งานต่อ ทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานสำหรับบุคคลากรขององค์กร ทันเวลากับการตัดสินใจ และยังคำนึงถึงอำนาจหน้าที่ของผู้ที่จะสามารถดึงข้อมูลนั้นๆมาใช้ได้ เพื่อให้การแบ่งแยกหน้าที่เป็นไปอย่างถูกต้อง จึงนับได้ว่า Smart Notification Software ถือว่ามีความจำเป็นสำหรับวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลสารสนเทศขององค์กร เพราะ Dollar General นับเป็นองค์กรขนาดใหญ่และมีหลายสาขา ทำให้การเชื่อมโยงและแบ่งปันข้อมูลระหว่างหน่วยงานมีความจำเป็น เพื่อให้การทำงานโดยรวมขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและสามารถแข่งขันกับองค์กรอื่นๆได้
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?.
Services Automation คือ ระบบที่มีส่วนประกอบหลัก ได้แก่ 1) Opportunity management ซึ่งช่วยเชื่อมโยงสองโปรแกรมหรือมากกว่านั้นเข้าด้วยกัน ตรวจสอบรายได้ และวิเคราะห์คาดการณ์ยอดขายในอนาคต 2) Project Management ช่วยในการวิเคราะห์ในขั้นกลยุทธ์ในโครงการการลงทุนในปัจจุบันและโอกาสในอนาคต 3) Resource Management ช่วยในการวิเคราะห์สมรรถภาพของทรัพยากรของบริษัท และทำการค้นหาสมรรถภาพที่มีอยู่ นับได้ว่า Services Automation ช่วยในการบริหารจัดการขององค์กรตั้งแต่ต้นจนจบ นับว่ามีความสำคัญต่อองค์กรขนาดใหญ่อย่าง Dollar General ที่จำเป็นจะต้องใช้ระบบสารสนเทศมาช่วยจัดการข้อมูลขององค์กรที่มีจำนวนมาก ไม่เช่นนั้นจะทำให้การดึงข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจเพื่อบริหารจัดการองค์กรเป็นไปอย่างยากลำบาก และอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น
5202112685
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น